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高效会议的18字真经

2011-08-23 15:02:06      来源:慧聪网企业管理频道   

  经常有学员问我:“禹老师,为什么你每次帮我们组织会议或列席会议,会议的效率就很高。有什么秘诀分享一下好吗?”其实我要说会议是一个公司必不可少的沟通方式,但是为什么会议往往达不到想要的目的呢?是企业开会时主要存在以下六大问题:

  1、会议目的性不强

  不知道本次会议到底要解决什么问题?或商讨什么方案?需要哪些人列席?列席者来的目的是什么?总之企业组织会议没有明确的目的,会议就流于形式;

  2、会议时间漫长

  许多企业经常文山会海,一个会议接着一个会议,且拖延的时间很长,本来半小时的会议一个半小时不能结束,一句话说清楚的事非得要拖拖拉拉,而会议上讨论的都是无关紧要之事,题不对会,时间长人疲劳,很多人就在会上打瞌睡,会做其他小动作了;

  3、会议主持人缺经验

  一个优秀的管理者,应该是一个出色的会议组织者。管理者有没有能力,看能否主持高品质会议。而很多企业的会议主持人,一没有主持技巧,二没有表达技巧,不会引导发言,不会控制时间和节奏,不会归纳总结和提炼,所以会议开得乱七八糟;

  4、会议与会人员过多

  高效的会议一定是与会相关的人参加。而很多企业老总开会搞排场,搞气派,非得要凑人头,会议相关人员要参加,会议不相干的人也要参加,且很多人来参加会议没有准备,在打瞌睡;时常漫无焦点?讨论冗长没有结论。

  5、会议准备不充足

  很多企业开会,有早会、晚会,周例会,月例会,年中会,年终会,都是走形式,走过堂,没有做充分准备。所以列席者在会议上都是装模作样,虚与应付,等看望问,听老总或主持人高谈阔论,大多数在旁边看热闹;

  6、会后缺跟踪

  会议开完了,没有形成会议纲要。没有形成会议追踪,没有责任人去实施,没有做继续跟进,所以会议效果很差啊。

  要想开好会议,本人总结出了一点心得,即必须掌握以下六句话,十八个字诀要,然后再来将这些要点与同事分享,建立彼此的共识。这样一来既可以节省自己和别人的时间,同时有效提升会议的生产力。开会的十八个要点如下:

  1、备而会

  每次会议主持人都要做好充分准备。下发会议通知,通知与会者时间、地点和准备议题及相关资料,同时要求与会人员事前考虑好会议议题与其相关联的要点、条理、资讯和问题、意见,建议,带好笔、笔记本和相关文件资料,准时参加会议;

  2、会而议

  每次会议,一定要确定好会议的议题。并就会议的议题事前与会者沟通,在会议前了解与会人员意见和想法,与议题无关的内容和主题不要在会议上出现或讨论,使会议重点突出;

  3、议而决

  每次会议都要做出决策。不能做出决策,会议主持人或最高领导人要提供解决的暂时性方案,以便与会人员知悉并执行,先期采取行动,而不是等和看。因此,每次会议都要形成会议结论,明确会议议题的责任人、完成时间,监督者和执行方案和计划。

  4、决而行

  会议上最高领导人所做出的决定一定要采取改进行动。要去做,去实施,要有人负责,有人监督,有人检查,有人实施,有计划,有步骤,有会后的具体行动纲要,并且要将行动方案分发所有与会者。

  5、行而督

  会后的改进行动和计划一定要有人督促,有人监督,有人督导,使得过程有保障,没有督促,会议的效果便打折扣,而会议的督导人是起培训和辅导作用,确保计划有人辅导不致流产。

  6、督而果

  要确保每次会议在督促、检查后要有完成的结果。每次完成的结果要进行检讨和商量,每次结果要做出审定,对完成好的事项要形成标准化作业流程,对产生的新问题,新情况要形成新的改进方案,确保会议的效果得到保障。

  另外,会议要开好,一定要做好会议培训,会议主持人训练,同时要建立公司会议机制与会议流程,要做到会议简单,快速,高效,不要官僚,对不必要的会议尽量不开,会议的主题一定要明确,这样,会议才会有品质!(作者:禹志)

责任编辑: 代洁(实习生)